[staff-physics-and-astronomy-HL-UHD-UD] FW: verbetering service Crediteurenadministratie

[Dahlberg, J.D. (Jordi)]

Dear all,

I would like to point you to the email below (English version below the Dutch one), sent by the finance department responsible for paying invoices. It contains some good pointers on making sure invoices get paid on time.

Best,
Jordi

From: Antheunis, A.U. (Anuska) <a.u.antheunis at vu.nl>
Sent: Tuesday, 19 August 2025 16:49
To: Antheunis, A.U. (Anuska) <a.u.antheunis at vu.nl>
Subject: verbetering service Crediteurenadministratie

Beste collega,

Op de crediteurenadministratie zijn wij verantwoordelijk voor het tijdig, volledig en correct verwerken van inkoopfacturen zodat betalingen tijdig kunnen worden uitgevoerd. Deze dienstverlening willen wij verder verhogen en professionaliseren.

Om dit te realiseren zijn er een aantal aandachtspunten die wij onder de aandacht willen brengen:


  1.  Maak zoveel mogelijk gebruik van het bestelsysteem in SAP. Daardoor kunnen inkoopfacturen automatisch en op de juiste manier verwerkt en betaald worden.



  1.  Inkoopfacturen moeten altijd voorzien zijn van een wbs element, kostenplaats of bestelnummer. Dit nummer verstrekt u aan de leverancier als voorwaarde voor het sturen van een factuur en tijdige betaling.
Het is belangrijk dat dit nummer op de factuur vermeld wordt en niet in de mail; invoice at vu.nl<mailto:invoice at vu.nl> is een robotsysteem en wordt niet gemonitord door een medewerker van de Crediteurenadministratie


  1.  De inkoopfactuur moet altijd gericht zijn aan Stichting VU of Vrije Universiteit Amsterdam, en nooit aan een medewerker.



  1.  De VU hanteert standaard een betalingstermijn van 30 dagen. Uitzonderingen en spoedbetalingen vraagt u aan via:
Neem contact op met de Finance servicedesk - VU Service Portaal<https://services.vu.nl/esc?id=sc_cat_item&sys_id=422912cfc3806a1026ed7e43e401316b>.


  1.  Vooruitbetalingen aan een leverancier kan alleen via een voorschotnota en nooit via een Proforma factuur, omdat dit geen wettig betaalinstructie is.

Door ons te houden aan bovenstaande aandachtspunten kunnen wij vertragingen in het boeken en betalen van een factuur voorkomen. Daarnaast voorkomt u herinneringen en/of kosten die onjuist geboekt worden.

Alvast bedankt voor uw medewerking.



English version

Dear colleague,

In the accounts payable department, we are responsible for timely, complete, and correct processing of purchase invoices so that payments can be executed on time. We want to further enhance and professionalize this service. To achieve this, there are a few points we would like to bring to your attention:

1.  Make as much use of the ordering system in SAP as possible. This will allow purchase invoices to be processed and paid automatically and correctly.

2.   Purchase invoices must always include a WBS element, cost center, or order number. You should provide this number to the supplier as a condition for sending an invoice and timely payment. It is important that this number is stated on the invoice and not in the email.
       Invoice at vu.nl<mailto:Invoice at vu.nl> is a robot system and is not monitored by an employee of the Accounts Payable department.

3.  The purchase invoice must always be addressed to Stichting VU or Vrije Universiteit Amsterdam, and never to an employee.

4.  VU has a standard payment term of 30 days. Exceptions and urgent payments can be requested via:
      Neem contact op met de Finance servicedesk - VU Service Portaal<https://services.vu.nl/esc?id=sc_cat_item&sys_id=422912cfc3806a1026ed7e43e401316b>

5.  Advance payments to a supplier can only be made through a down payment invoice and never via a Proforma invoice, as this is not a legal payment instruction.

    By adhering to the above points, we can prevent delays in the booking and payment of an invoice. Additionally, you avoid reminders and/or costs that may be incorrectly billed.

Thank you in advance for your cooperation.

Met vriendelijke groet, Best regards,

Anuska Antheunis

Hoofd Crediteuren- en Debiteurenadministratie

[cid:image001.png at 01DC1126.DEF6FBF0]
T: 0634188668 | E: a.u.antheunis at vu.nl<mailto:a.u.antheunis at vu.nl>
POSTADRES: de Boelelaan 1105, 1081 HV Amsterdam |
BEZOEKADRES: van der Boechorststraat 1 1081 BT Amsterdam ( Transitorium 1D)
Twitter: @VUamsterdam | Route: www.vu.nl/routebeschrijving<http://www.vu.nl/routebeschrijving>





-------------- next part --------------
An HTML attachment was scrubbed...
URL: <https://listserver.vu.nl/pipermail/senior-staff-physics-and-astronomy/attachments/20250819/ec8fef5d/attachment-0001.html>
-------------- next part --------------
A non-text attachment was scrubbed...
Name: image001.png
Type: image/png
Size: 15923 bytes
Desc: image001.png
URL: <https://listserver.vu.nl/pipermail/senior-staff-physics-and-astronomy/attachments/20250819/ec8fef5d/image001-0001.png>