[staff-physics-and-astronomy-HL-UHD-UD] Important : 2024 HR year-end closing - Take care of HR matters on time

Beta NAT Secretariaat natsecr.beta at vu.nl
Thu Oct 10 11:10:15 CEST 2024 

Dear all, the information below  has been shared thru HRMAM-zine september 2024 (vu.nl)<https://mail.mailings.vu.nl/optiext/optiextension.dll?ID=aZV16Klwxp8PAvFNQ609uHvoSdYTIEUaw3QbWc28ikfuFsdfI%2Bat4zrXlRSK70t6%2BkXDTJgoRWck%2BnQjKt%2By2Bd9i3aaak>  as well, but we would like to emphasize the due dates once more.

Before Thursday 5 December 2024:

  *   all new hires with a starting date in 2024 must be completed before this date
  *   all terminations of employment with an effective date of 31 December 2024 or earlier must be completed before this date. Termination of employment - Vrije Universiteit Amsterdam (vu.nl)<https://vu.nl/en/employee/termination-of-employment>
  *   all changes that are still to be submitted on a form for manual processing must be delivered to the HR Service Desk before this date

Before Wednesday 11 December 2024:

  *   all amendments to the employment contract (including extensions of temporary employment contracts) must be completed before this date

     *   Hospitality Change employment contract<https://vu.nl/en/employee/alteration-of-contract/change-employment-contract>
     *   VU Contract change  thru Success Factors  employee profile<https://performancemanager.successfactors.eu/sf/liveprofile?company=stichtingv&loginMethod=SSO> .

  *   all choices in the Individual choices model must be submitted before this date Individual choices model - VU Service Portal<https://services.vu.nl/esc?id=sc_cat_item&sys_id=c117086f1b2124105713a64f2e4bcb67>

Before Thursday 12 December 2024:

  *   all expenses claims to be accounted and paid for in 2024 must be completed before this date Employee Topic - VU Service Portal<https://services.vu.nl/esc?id=emp_taxonomy_topic&topic_id=d33fda4ddba77810320cfac2f3961900>

Foreigners

  *   Do you wish to hire a foreign guest or employee with a non-EU nationality in 2024? In that case, an entry visa, residence permit or work permit is required and more time is needed for the hiring process. In that case, the International Office will need all the information before 25 October 2024 to be able to arrange the permits in time. Please start the process for a new employee or a new external in one of these following days.
  *   Please note: the same deadline of 25 October 2024 also applies to extensions of employees or guests with a non-EU nationality.
  *   Complete applications that are received by the International Office before 25 October 2024 are guaranteed to be processed and sent to the IND on time. Applications received after this date will of course be processed, but cannot be guaranteed to be handled on time in 2024.


From: Koornstra, R.A. (Renee Andree) <r.a.koornstra at vu.nl<mailto:r.a.koornstra at vu.nl>>
Sent: Wednesday, 25 September 2024 10:10
To: VU Decanen <decanen.vu at vu.nl<mailto:decanen.vu at vu.nl>>; VU Directeuren bedrijfsvoering <directeuren.bedrijfsvoering.vu at vu.nl<mailto:directeuren.bedrijfsvoering.vu at vu.nl>>; VU Directeuren diensten <directeuren.diensten.vu at vu.nl<mailto:directeuren.diensten.vu at vu.nl>>; HRM HR-Adviseurs All <all.HR-adviseur.hrm at vu.nl<mailto:all.HR-adviseur.hrm at vu.nl>>; VU Business Controllers <business.controllers at vu.nl<mailto:business.controllers at vu.nl>>; VU Project Controllers <project.controllers at vu.nl<mailto:project.controllers at vu.nl>>
Cc: Giacon, F.S. (Stefano) <f.s.giacon at vu.nl<mailto:f.s.giacon at vu.nl>>; Kuijper, A.M. (Anneke) <a.m.kuijper at vu.nl<mailto:a.m.kuijper at vu.nl>>; Oosterlee, J. (Jannine) <j.oosterlee at vu.nl<mailto:j.oosterlee at vu.nl>>
Subject: Jaarafsluiting HRM - Regel je personeelszaken tijdig | HR year-end closing - Take care of your personnel matters on time

Dutch below

Although the summer holidays have only just ended, HR is already preparing for the end of the calendar year. For a correct year-end closing of the HR administration, it is important that HR self-service options and other HR processes with consequences for the salary payment in December are started and completed on time. Only then HR is able to guarantee a correct salary payment on 20 December. Accurate year-end data is also very important for a correct annual statement 2024 and the pre-completed 2024 income tax return of employees.

This will require the commitment of managers, employees, HR Advisors and business controllers. If, as a manager or employee, you still have personnel matters that need to be dealt with in 2024, you need to take action quickly. Please view these deadlines below. Please note: for foreigners with a non-EU nationality, earlier deadlines apply.

Before Thursday 5 December 2024:

  *   all new hires with a starting date in 2024 must be completed before this date
  *   all terminations of employment with an effective date of 31 December 2024 or earlier must be completed before this date
  *   all changes that are still to be submitted on a form for manual processing must be delivered to the HR Service Desk before this date

Before Wednesday 11 December 2024:

  *   all amendments to the employment contract (including extensions of temporary employment contracts) must be completed before this date

  *   all choices in the Individual choices model must be submitted before this date

Before Thursday 12 December 2024:

  *   all expenses claims to be accounted and paid for in 2024 must be completed before this date

‘Completed' means that all necessary stakeholders in the process have given their approval.
After the above-mentioned deadlines, all new hires, terminations of employment, amendments to employment contracts, and (advance) payments with regard to 2024 can no longer be processed. If these HR processes are being initiated after the aforementioned deadlines, then they are subsequently rejected by HR as not being completed on time. The first possible effective date is 1 January 2025.

Apart from the above deadlines around year-end, HR applies the usual policy<https://vu.nl/en/employee/start-employment-contract/submit-new-employees-and-hr-changes-on-time>: only if new hires and HR changes are submitted via the self service-options to the HR Service Desk more than 4 weeks before the effective date, a timely processing and payment to the relevant employees generally can be guaranteed. 'Submitted' means that all necessary stakeholders in the workflow have given their approval. This principle also applies to the period around year-end.

Foreigners
Do you wish to hire a foreign guest or employee with a non-EU nationality in 2024? In that case, an entry visa, residence permit or work permit is required and more time is needed for the hiring process. In that case, the International Office will need all the information before 25 October 2024 to be able to arrange the permits in time. Please start the process for a new employee or a new external in one of these following days.
Please note: the same deadline of 25 October 2024 also applies to extensions of employees or guests with a non-EU nationality.
Complete applications that are received by the International Office before 25 October 2024 are guaranteed to be processed and sent to the IND on time. Applications received after this date will of course be processed, but cannot be guaranteed to be handled on time in 2024.

Arrange replacement in case of holiday or illness
If you are a stakeholder in one of the processes mentioned and you are going on holiday during the end of the year, please set up a temporary replacement.

  *   For the workflows in SuccessFactors<https://performancemanager.successfactors.eu/sf/home?company=stichtingv&loginMethod=SSO>, click on the tile ‘Delegate Workflows’.
  *   For the tasks in the Service Portal, please go to your profile<https://mail.mailings.vu.nl/optiext/optiextension.dll?ID=y_jD1_qezpKCMyGe0dHdSsb6pvGnnf%2B4ocEEREClDExYYONNVUoIAstMLtPQX8mhKTV6cmjr4o59vA5tjDmcl0FNR1nN15Wayn> and set up your replacement at ‘My Delegates’.
  *   For the approval of declarations, please go to Concur<https://eu2.concursolutions.com/home.asp>. Click the Profile icon at the top right, then click on ‘Profile Settings’. In the left menu under ‘Request Settings’ go to 'Request Delegates'. Click on 'Add' and select a colleague and the desired actions.
This prevents the workflow of the HR processes from stagnation and resulting in not meeting the deadline. The same applies if you unexpectedly become ill.

Last week HR started to communicate internally about the upcoming year-end closing. We will continue with communication in the coming weeks, using the HRM-zine, the VU-zine and post news items on VU.nl for this purpose.

I trust in your cooperation.

Kind regards,
Renée-Andrée Koornstra

Managing Director
HR, Health Safety and Environment

[cid:image001.png at 01DB0E5F.7EBD9FC0]
T +31 20 59 82954 | M +31 6 21978387 | r.a.koornstra at vu.nl<mailto:r.a.koornstra at vu.nl> | WERKDAGEN: maandag t/m vrijdag
POSTADRES: De Boelelaan 1105, 1081 HV Amsterdam
BEZOEKADRES: Transitorium 1B-83 – Van der Boechorststraat 1-3, 1081 BT Amsterdam | Disclaimer<https://vu.nl/en/about-vu/more-about/disclaimer>

Nederlandse versie

Hoewel de zomervakantie nog maar net voorbij is, is HRM zich al aan het voorbereiden op het einde van het kalenderjaar. Voor een correcte jaarafsluiting van de HRM-administratie is het belangrijk dat HRM self services en andere HRM-processen met gevolgen voor de salarisbetaling van december op tijd worden opgestart en afgerond. Alleen dan kan HRM zorgen voor een correcte uitbetaling van het salaris op 20 december. De juiste eindejaarsgegevens leiden ook tot een correcte jaaropgaaf 2024 en de vooraf ingevulde aangifte inkomstenbelasting 2024.

Hiervoor is de inzet nodig van leidinggevenden, medewerkers, HR-adviseurs en controllers. Heb je als leidinggevende of medewerker nog personeelszaken die in 2024 afgehandeld moeten worden, dan is actie vereist. Bekijk de onderstaande deadlines. Let op: voor buitenlanders met een niet-EU-nationaliteit gelden er eerdere deadlines.

Vóór donderdag 5 december 2024:

  *   alle indiensttredingen van cao-medewerkers met een ingangsdatum in 2024 moeten voor deze datum geheel zijn afgerond
  *   alle ontslagen met ingangsdatum van 31 december 2024 of eerder moeten voor deze datum geheel zijn afgerond
  *   alle wijzigingen die nog op formulier worden aangeleverd voor handmatige verwerking moeten voor deze datum bij de HRM Servicedesk zijn aangeleverd

Vóór woensdag 11 december 2024:

  *   alle wijzigingen op de arbeidsovereenkomst (inclusief verlengingen) moeten voor deze datum geheel zijn afgerond
  *   alle keuzes in het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden moeten voor deze datum zijn ingediend

Vóór donderdag 12 december 2024:

  *   alle declaraties (verantwoord in 2024) moeten voor deze datum geheel zijn ingediend en afgerond

Met ‘geheel zijn afgerond’ wordt bedoeld dat alle benodigde betrokkenen in het proces hun goedkeuringen hebben gegeven.
Na de hierboven genoemde deadlines kunnen nieuwe indiensttredingen, ontslagen, wijzigingen en (voorschot)betalingen met betrekking tot 2024 niet meer in behandeling worden genomen. Worden deze HRM-processen na de genoemde deadlines toch ingevoerd, dan worden deze vervolgens door HRM afgekeurd als zijnde niet tijdig afgerond. De eerstmogelijke ingangsdatum is dan 1 januari 2025.

Afgezien van bovengenoemde deadlines rond de jaarafsluiting hanteert HRM sowieso de gebruikelijke stelregel<https://vu.nl/nl/medewerker/start-dienstverband/lever-indiensttredingen-en-hr-wijzigingen-op-tijd-aan>: alleen als indiensttredingen en HR-wijzigingen via de self services ruim 4 weken voor de ingangsdatum bij de HRM Servicedesk zijn aangeleverd, wordt in principe een tijdige verwerking en uitbetaling naar de betreffende medewerkers gegarandeerd. ‘Aangeleverd’ betekent hier dat alle actoren in de workflow hun goedkeuring hebben gegeven. Deze stelregel geldt ook voor de periode rond de jaarafsluiting.

Buitenlanders
Wil je in 2024 nog een buitenlander met een niet-EU-nationaliteit als gast of als medewerker aannemen? Dan is hiervoor een inreisvisum, verblijfsvergunning of werkvergunning vereist en is er meer tijd nodig voor het indiensttredingsproces. International Office heeft in dat geval vóór 25 oktober 2024 alle gegevens nodig om de vergunningen tijdig te kunnen regelen. Begin het proces voor een nieuwe medewerker of een nieuwe externe daarom op een van de komende dagen.
Dezelfde deadline van 25 oktober 2024 geldt ook voor de verlengingen van medewerkers of gasten met een niet-EU-nationaliteit.
Complete aanvragen die vóór 25 oktober 2024 bij International Office binnen zijn gekomen worden gegarandeerd afgehandeld en op tijd naar de IND verzonden. Aanvragen die na deze datum binnenkomen, worden uiteraard in behandeling genomen maar kunnen niet meer gegarandeerd worden op tijdige verwerking in 2024.

Vervanging regelen bij vakantie of ziekte
Ben je betrokken bij één van de genoemde processen en ga je aan het einde van het jaar met vakantie, stel dan een tijdelijke vervanging in.

  *   Voor de workflows in SuccessFactors<https://performancemanager.successfactors.eu/sf/home?_s.crb=LmXfn%252fmPtqdRJQHclW367oNec9l3PWwezF0mmo5eeRc%253d>, ga naar de tegel ‘Mijn workflows delegeren’.
  *   Voor de taken in de Serviceportal, ga naar je profiel<https://mail.mailings.vu.nl/optiext/optiextension.dll?ID=y_jNV1bb_evhWc03bUlUn4Ur_usK5q25AQip1ebvRdg%2BlMWU1OlV7w%2B8u7EWjKRAsJte1nquQG8vg9o_J4Ft672r4_qh0H9Ly3> en stel je vervanging in bij ‘Mijn gedelegeerden’.
  *   Voor de goedkeuring van declaraties, ga naar Concur<https://eu2.concursolutions.com/home>. Klik op het Profiel icoon rechts bovenin en klik op ‘Profielinstellingen’. In het linker menu onder ‘Aanvraaginstellingen’ ga naar ‘Gedelegeerden van aanvraag’. Klik op ‘Toevoegen’ en selecteer een collega en de gewenste handelingen.
Hiermee voorkom je dat de workflow van de HR-processen stagneren en daardoor de deadline niet meer gehaald wordt. Hetzelfde geldt in geval je onverhoopt ziek wordt.

HRM is vorige week gestart met de interne communicatie over de komende jaarafsluiting. Dat zetten we de komende weken door. We gebruiken daarvoor de HRM-zine, de VU-zine en plaatsen nieuwsberichten op VU.nl.

Ik vertrouw op jullie medewerking.


Met vriendelijke groet,
Renée-Andrée Koornstra

directeur
HRM, Arbo & Milieu

[https://fd7.formdesk.com/vuamsterdam/email_vu_logo_hrm_nl.png]
T +31 20 59 82954 | M +31 6 21978387 | r.a.koornstra at vu.nl<mailto:r.a.koornstra at vu.nl> | WERKDAGEN: maandag t/m vrijdag
POSTADRES: De Boelelaan 1105, 1081 HV Amsterdam
BEZOEKADRES: Transitorium 1B-83 – Van der Boechorststraat 1-3, 1081 BT Amsterdam | Disclaimer<https://vu.nl/nl/over-de-vu/meer-over/disclaimer>




-------------- next part --------------
An HTML attachment was scrubbed...
URL: <https://listserver.vu.nl/pipermail/senior-staff-physics-and-astronomy/attachments/20241010/e078338f/attachment-0001.html>
-------------- next part --------------
A non-text attachment was scrubbed...
Name: image001.png
Type: image/png
Size: 8349 bytes
Desc: image001.png
URL: <https://listserver.vu.nl/pipermail/senior-staff-physics-and-astronomy/attachments/20241010/e078338f/attachment-0001.png>

More information about the Senior-staff-physics-and-astronomy mailing list