[staff-physics-and-astronomy-HL-UHD-UD] FW: HRMAM-zine april 2023
Dahlberg, J. (Jordi)
j.dahlberg at vu.nl
Wed Apr 5 16:27:20 CEST 2023
Dear all,
I would like to draw your attention to the HRMAM zine sent to us yesterday. Please read carefully the first topic (on HR matters; English version below the Dutch one). For (new) hires, the process with HRM should be started a minimum of 4 weeks before the starting date.
Also, I would like to draw your attention to the following guidelines: Guidelines knowledge security - Google Documenten<https://docs.google.com/document/d/1gi-hQmsus7gv6HFq9zst8J3phnXcx27NtEKcB5PX3Zw/edit>.
I will add the guidelines, as well as the HRMAM-zine to our new Teams site as well, so that these are easy to find for everyone.
If it raises any questions, please let me know.
Best,
Jordi
From: HRM, Arbo & Milieu <info at mail.mailings.vu.nl>
Sent: dinsdag 4 april 2023 14:29
To: Dahlberg, J. (Jordi) <j.dahlberg at vu.nl>
Subject: HRMAM-zine april 2023
<https://mail.mailings.vu.nl/optiext/optiextension.dll?ID=ApznxbbOK72soewXnWEKzW5boNLoPIpDOvsAxzqqS8JZuxD23u73Cx44c3lyVAOAn716tgrUtL3e4k23l5ZFUGMRlc>[logo Vrije Universiteit Amsterdam]<https://mail.mailings.vu.nl/optiext/optiextension.dll?ID=ApznxbbOK72soewXnWEKzW5boNLoPIpDOvsAxzqqS8JZuxD23u73Cx44c3lyVAOAn716tgrUtL3e4k23l5ZFUGMRlc><https://mail.mailings.vu.nl/optiext/optiextension.dll?ID=ApznxbbOK72soewXnWEKzW5boNLoPIpDOvsAxzqqS8JZuxD23u73Cx44c3lyVAOAn716tgrUtL3e4k23l5ZFUGMRlc>
Online versie [pijltje] <https://mail.mailings.vu.nl/optiext/optiextension.dll?ID=Apzl5VmYypomh9n8Dieo0XINEL7C5u%2B6pRJrh92XBLR0VKn6QXbqAJiTqn6xZbDJdH8IDuq6KfB2qvSHnWS6a4dBAd>
Wijziging HR-processen
Pre-employment screening
Teamleider HR Advies
100 participatiebanen
Teamscan
Training veiligheid
Training Jaargesprekken
HRMAM-zine april 2023
English below
Start jouw HR-processen altijd 4 weken voor de ingangsdatum op
Vanaf 1 mei hanteert HRM voortaan de gebruikelijke stelregel: alleen als indiensttredingen en HR-wijzigingen minimaal 4 weken voor de ingangsdatum bij de HRM Servicedesk zijn aangeleverd, wordt een tijdige verwerking en uitbetaling naar de betreffende medewerkers gegarandeerd. ‘Aangeleverd’ betekent hier dat alle actoren in de workflow hun goedkeuring hebben gegeven.
Alles wat te laat is aangeleverd, wordt niet meer met voorrang verwerkt, maar op volgorde van binnenkomst. De Vergadering Bedrijfsvoering heeft hiermee recentelijk ingestemd.
Dit heeft de volgende consequenties:
1. Bij te laat aangeleverde indiensttredingen ontvangen nieuwe medewerkers geen voorschot. Zij moeten wachten tot de verwerking is afgehandeld, ook als die plaatsvindt na de salarisafsluiting van die maand. Zij ontvangen met terugwerkende kracht hun salaris in de volgende salarismaand, maar moeten het doen zonder voorschot voor hun eerste maand. Mocht een nieuwe medewerker zich melden bij de HRM Servicedesk, dan wordt deze direct terugverwezen naar diens leidinggevende.
2. Bij te laat aangeleverde HR-wijzigingen moeten medewerkers langer wachten op de verwerking en uitbetaling. De gegevens worden weliswaar later, maar wel met terugwerkende kracht verwerkt en uitbetaald (behalve wanneer de jaarafsluiting is gepasseerd). Attendeer hier je medewerker op wanneer je HR-wijzigingen met ze bespreekt. Denk bijvoorbeeld aan een wijzing werktijd of een aanvraag voor een verlofregeling.
Langere termijn voor internationale medewerkers en externen
Bij indiensttredingen van internationale medewerkers en externen met een niet-EU-nationaliteit geldt een termijn van 10 weken. Voor deze groep vraagt International Office werk- en verblijfsvergunningen aan. Dat proces vergt een aanvullende verwerkingstijd van 6 weken, dus in totaal 10 weken. Een flink deel van de indiensttredingen van internationale medewerkers en externen wordt helaas te laat aangeleverd bij International Office. Hierdoor kan de voorgestelde ingangsdatum vaak niet worden gehandhaafd en moet deze verschoven worden naar een latere datum, met alle gevolgen van dien voor de internationale medewerker.
Nota bene: bij verlengingen van niet-EU’ers moeten ook de werk- en verblijfsvergunningen worden verlengd. Daarvoor gelden dezelfde aanvraagtermijnen.
Wat is de reden van dit striktere beleid?
Vanaf de livegang van MARS op 5 juli 2021 ontvangt de HRM Servicedesk een groot deel van de indiensttredingen en andere HR-wijzigingen heel kort voor of zelfs na de ingangsdatum. Omdat er in de periode na de livegang veel vragen werden gesteld over de werking van het nieuwe systeem en we ook gekampt hebben met diverse bugs, was dit alleszins begrijpelijk. Dat is de reden waarom de HRM Servicedesk de aanvragen steeds afhandelt op basis van urgentie en niet op volgorde van binnenkomst. Diegenen die hun aanvragen wel op tijd hebben opgestart, worden daardoor vaak terzijde gelegd en later verwerkt. Goed gedrag wordt door ons momenteel dus niet beloond; de ‘optijdkomers’ moeten wachten omdat de ‘laatkomers’ met voorrang worden behandeld. Dat moeten we ombuigen.
Een andere reden is het getuigen van goed werkgeverschap: nieuwe medewerkers behoren op tijd hun arbeidsovereenkomst te ontvangen en aan het einde van hun eerste maand op reguliere wijze hun salaris te ontvangen.
Wij vragen iedereen vriendelijk om HR-zaken op tijd op te starten en vooral geen toezeggingen aan (nieuwe) medewerkers te doen die niet passen binnen de gestelde deadlines. Graag werken we met elkaar samen om dit voor elkaar te krijgen.
Mocht je als leidinggevende bij nieuw personeel worden ondersteund door bijvoorbeeld een secretaresse, stuur dit bericht dan door aan deze persoon.
Pre-employment screening
De VU vindt het belangrijk dat er centrale afspraken zijn hoe we om willen gaan met de screening van sollicitanten en in uitzonderingssituaties ook voor medewerkers. Het beleid hiervoor was al in juli 2021 opgesteld en goedgekeurd door de Vergadering Bedrijfsvoering en is recentelijk met instemming op een paar punten aangepast. De publicatie van de pre-employment screening op VU.nl<https://vu.nl/nl/medewerker/start-dienstverband/pre-employment-screening> is inmiddels een feit, waardoor gestart kan worden met de verdere implementatie in de organisatie.
De pre-employment screening bepaalt voor welke functies (gebaseerd op het UFO-profiel) een doorlichting moet plaatsvinden. Voortaan geldt voor alle functies een diplomacheck (met uitzondering van oproepkrachten, student-assistenten en stagiairs) en dit kan indien nodig ook worden aangevuld met een referentiecheck en/of een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Het uploaden van een diploma bij het proces van onboarding zal naar verwachting vanaf mei, na een update van het systeem, mogelijk worden.
Als je bij de uitvoering van dit nieuwe beleid vragen hebt, dan kun je contact opnemen met Susanne de Backer<mailto:susanne.de.backer at vu.nl>.
Rol van Teamleider bij HR Advies
De afdeling HR Advies binnen HRMAM heeft één afdelingshoofd, verantwoordelijk voor de hiërarchische aansturing van alle 36 HR-adviseurs. De adviseurs zijn decentraal verbonden aan faculteiten of diensten. Door de groei van de VU en de ambities op veel diverse terreinen is het aantal HR-adviseurs afgelopen jaren sterk gegroeid en de span of control voor een afdelingshoofd te groot geworden.
In overleg en overeenstemming met het MT en de ODC van HRMAM en het CvB is eind vorig jaar een voorstel besproken om de structuur aan te passen en de span of control te reduceren. Dit betreft een voorstel om de rol van de huidige clustercoördinatoren te verzwaren, te formaliseren en om te zetten naar de rol van (gedeeltelijk) teamleider, waarvoor dan ook meer tijd beschikbaar wordt gemaakt. De nieuwe teamleider krijgt deze rol voor circa 50% in combinatie met het advieswerk. Deze vorm is vergelijkbaar met de situatie bij de afdeling Planning en Control van dienst Financiën. Inmiddels zijn na een interne selectieprocedure twee teamleiders geselecteerd (voor de clusters Diensten en Alfa/Gamma) en worden ze komende twee maanden in hun nieuwe rol geïntroduceerd en ingewerkt.
100 participatiebanen op de VU
[https://vu.slgnt.eu/images/VU/HRM/handjesSP.png]Alle faculteiten en diensten van de VU werken hard aan de doelstelling om in 2024 minimaal 163 banen gerealiseerd te hebben voor collega’s met een arbeidsbeperking die onder de banenafspraak vallen. De VU heeft op peildatum 1 maart 2023 de magische mijlpaal van 100 banen behaald! Het Servicepunt Participatie en de Stuurgroep Participatiebanen willen iedereen bedanken die hieraan heeft bijgedragen en kijken uit naar de verdere samenwerking.
Wil je meer weten over werken met een arbeidsbeperking en de banenafspraak? Kijk dan ook op de pagina van het Servicepunt Participatie<https://vu.nl/nl/medewerker/servicepunt-participatie>.
Goed teamwerk begint met de Teamscan
Het belang van samenwerken en effectief communiceren kennen de meesten van ons wel. En toch gaat het in de praktijk vaak anders; hard werken en prettige verhoudingen zijn niet voldoende. Daarom ontvangen leidinggevenden op alle niveaus binnenkort via hun decaan of directeur een uitnodiging voor de Teamscan. De Teamscan is een korte interventie waarin je als leidinggevende handvatten krijgt aangereikt om actief met je team in gesprek te gaan over teamwerk, de principes van Art of Engagement en welke concrete verbeterstappen daaraan kunnen bijdragen. Leidinggevenden volgen een online kick-off over goed teamwerk, vullen een vragenlijst in en passen de opgedane inzichten toe in een korte workshop met Karin Derksen en Daniel van Middelkoop.
Voor meer informatie kun je mailen met VU Learning & Development<mailto:learning_and_development at vu.nl>.
Training Oog voor (sociale) veiligheid
De VU maakt zich sterk om een veilige werkplek te zijn. Medewerkers die voldoende (sociale) veiligheid ervaren, voelen zich psychisch en fysiek beter, hun collegiale verhoudingen zijn positiever, er vindt meer synergie plaats. En dat heeft dan weer een positieve invloed op effectiviteit en prestaties. Leidinggevenden spelen een bepalende rol in de mate waarin medewerkers zich sociaal veilig voelen. Meer aandacht voor (sociale) veiligheid kun je trainen. In de praktische training Oog voor (sociale) veiligheid helpen we leidinggevenden om signalen van ongewenst gedrag eerder te herkennen en beter te weten wat in zulke situaties te doen. De eerstvolgende gelegenheid om aan deze eendaagse training deel te nemen, is op dinsdag 25 april (9.30-16.30 uur). De voertaal is Nederlands. Je kunt je inschrijven via het Learning Management System<https://services.vu.nl/esc?id=sc_cat_item&sys_id=0cab227a1b7ce4105713a64f2e4bcb68&sysparm_category=a43bea3a1b7ce4105713a64f2e4bcbd2> (zoekterm: veiligheid). Heb je vragen? Neem dan contact op met VU Learning & Development<mailto:learning_and_development at vu.nl>.
[https://vu.slgnt.eu/images/VU/HRM/leadership%20training.jpg]
Training Jaargesprekken voor beginnende en nieuwe leidinggevenden
Voor VU-medewerkers die doorstromen naar een leidinggevende functie, en voor meer ervaren leidinggevenden die nieuw zijn bij de VU en nog niet bekend zijn met de jaargesprekopzet van de VU, organiseert VU Learning & Development de training Jaargesprekken. In deze training leer je welke rol het jaargesprek heeft in de samenwerking met je medewerker. Je leert hoe je een veilige sfeer creëert waarin medewerker en leidinggevende een open gesprek kunnen voeren. Met een co-trainer oefen je gespreksvaardigheden, zoals lastige situaties in het jaargesprek. De training bestaat uit twee dagdelen. Dagdeel 1 is op woensdag 10 mei (9.00-13.00 uur), dagdeel 2 op donderdag 1 juni (9.00-13.00 uur). De voertaal van deze training is Nederlands. Je kunt je inschrijven via het Learning Management System<https://services.vu.nl/esc?id=sc_cat_item&sys_id=0cab227a1b7ce4105713a64f2e4bcb68&sysparm_category=a43bea3a1b7ce4105713a64f2e4bcbd2> (zoekterm: jaargesprek). Heb je vragen? Neem dan contact op met VU Learning & Development<mailto:learning_and_development at vu.nl>.
Je ontvangt deze e-mail omdat je tot de doelgroep behoort van de HRM-zine. De HRM-zine wordt verstuurd aan: medewerkers HRMAM, directeuren bedrijfsvoering, directeuren diensten, leidinggevenden, business controllers. Ondernemingsraad, Lokaal Overleg, International Office en functioneel beheer HR. Heb je vragen, stuur dan een e-mail naar hrm-zine at vu.nl<mailto:hrm-zine at vu.nl>
<https://mail.mailings.vu.nl/optiext/optiextension.dll?ID=ApznxbbOK72soewXnWEKzW5boNLoPIpDOvsAxzqqS8JZuxD23u73Cx44c3lyVAOAn716tgrUtL3e4k23l5ZFUGMRlc>[logo Vrije Universiteit Amsterdam]<https://mail.mailings.vu.nl/optiext/optiextension.dll?ID=ApznxbbOK72soewXnWEKzW5boNLoPIpDOvsAxzqqS8JZuxD23u73Cx44c3lyVAOAn716tgrUtL3e4k23l5ZFUGMRlc><https://mail.mailings.vu.nl/optiext/optiextension.dll?ID=ApznxbbOK72soewXnWEKzW5boNLoPIpDOvsAxzqqS8JZuxD23u73Cx44c3lyVAOAn716tgrUtL3e4k23l5ZFUGMRlc>
Online version [pijltje] <https://mail.mailings.vu.nl/optiext/optiextension.dll?ID=Apzl5VmYypomh9n8Dieo0XINEL7C5u%2B6pRJrh92XBLR0VKn6QXbqAJiTqn6xZbDJdH8IDuq6KfB2qvSHnWS6a4dBAd>
Change in HR matters
Pre-employment screening
Team Leader HR Advice
100 participation jobs
Teamscan
Safety training
Annual consultation
Always initiate your HR matters 4 weeks before the effective date
From 1 May onwards, HR will apply the usual policy: only if new hires and HR changes are submitted to the HR Service Desk at least 4 weeks before the effective date, a timely processing and payment to the relevant employees can be guaranteed. 'Submitted' means that all actors in the workflow have given their approval.
Anything submitted too late is no longer processed with priority, but in order of receipt. The Operational Management Meeting recently agreed to this policy.
This has the following implications:
1. New employees will not receive an advance payment when new hires are submitted too late. They have to wait until processing is completed, even if it takes place after that month's payroll closing. They will receive their salary retroactively in the next payroll month, but will not receive an advance payment for their first month. Should a new employee contact the HR Service Desk, they will immediately be referred back to their manager.
2. If HR changes are submitted too late, employees have to wait longer for processing and payment. The data will be processed and paid out later, but with retroactive effect (except when the year-end closing has passed). Please draw your employee's attention to this when you discuss HR changes with them. Think, for example, of a change in working hours or a request for special leave.
Longer term for international staff and externals
When international employees and externals with a non-EU nationality are hired, a ten-week deadline applies. For this group, International Office applies for work and residence permits. That process requires an additional processing time of 6 weeks, making it a total of 10 weeks. A substantial part of the new hires of international staff and externals is unfortunately submitted to International Office too late. As a result, the proposed effective date often cannot be maintained and has to be postponed to a later effective date, with all its consequences for the international employee.
Note: with extensions of non-EU staff or externals, work and residence permits must also be renewed. The same application deadlines apply to these renewals.
What is the reason for this stricter policy?
Since project MARS has gone live on 5 July 2021, the HR Service Desk receives a substantial part of the new hires and other HR changes very shortly before or even after the effective date. This was entirely understandable, because in this period there were many questions about how the new system worked. And we also struggled with several bugs. This is the reason why the HR Service Desk always handles applications on the basis of urgency and not in order of entry. Those who did start their applications on time, are therefore often put aside and processed later. So good behaviour is currently not rewarded by us; the 'on-time-comers' have to wait because the 'late-comers' are given priority treatment. We need to reverse that.
Another reason is conducting a good employment practice: new employees should receive their employment contracts on time and receive their salaries in a regular way at the end of their first month.
We kindly ask everyone to start HR matters on time and, above all, not to make any commitments to (new) employees that do not fit within the set deadlines. We are happy to work together to get this done.
Should you as a manager be supported by a secretary, for example, please forward this message to this person.
Pre-employment screening
VU Amsterdam believes it is important to apply a university-wide central policy regarding pre-employment screening of new candidates, and in exceptional situations, also for employees. The policy for this had already been drawn up and approved by the Operational Management Meeting in July 2021 and was recently modified in a few respects with consent.
The publication of the pre-employment screening on VU.nl<https://vu.nl/en/employee/start-employment-contract/pre-employment-screening> has now been arranged, which means that further implementation in the organization can be started.
The pre-employment screening determines for which positions (based on the UFO profile) screening must take place. From now on, a diploma check applies to all positions (with the exception of on-call workers, student assistants and trainees), and this can also be supplemented with a reference check and/or a Certificate of Conduct (CoC) if necessary. Uploading a diploma during the onboarding process is expected to become possible starting in May, after an update to the system.
If you have any questions regarding the implementation of this new policy, please contact Susanne de Backer<mailto:susanne.de.backer at vu.nl>.
Role of Team Leader at HR Advice
The HR Advice department within HR & HSE has one head of department, responsible for the hierarchical management of all 36 HR Advisors. The advisors are decentrally connected to faculties or departments. Due to the growth of VU Amsterdam and the ambitions in many different areas, the number of HR Advisors has grown strongly in recent years and the span of control has become too large for a head of department.
In consultation and agreement with the MT and the ODC of HR & HSE and the Executive Board, a proposal was discussed at the end of last year to adjust the structure and reduce the span of control. This concerns a proposal to strengthen, formalize and convert the role of the current cluster coordinators into the role of (partial) team leader, for which more time will also be made available. The new team leader will have this role for approximately 50% in combination with the advisory work. This form is comparable to the situation at the department of Planning and Control, division of Finance. After an internal selection procedure, two team leaders have now been selected (for the Services and Alfa/Gamma clusters) and they will be introduced and trained in their new role over the next two months.
100 participation jobs at VU Amsterdam
[https://vu.slgnt.eu/images/VU/HRM/handjesSP.png]All faculties and departments of VU Amsterdam work hard towards the goal of realising at least 163 jobs by 2024 for colleagues with occupational disabilities who fall under the ‘Jobs Agreement’. VU Amsterdam has reached the magic milestone of 100 jobs on reference date 1 March 2023! The Participation Service Point and the Participation Jobs Steering Committee would like to thank everyone who contributed to this achievement and looks forward to further cooperation.
Would you like to know more about working with an occupational disability and the jobs agreement? Take a look at the page Participation Service Point<https://vu.nl/en/employee/participation-service-point>.
Good teamwork starts with the Team Scan
The importance of working together and communicating effectively is well known to most of us. And yet in practice, things often go differently; hard work and pleasant relationships are not enough. That's why managers at all levels will soon receive an invitation to the Team Scan through their dean or director. The Team Scan is a short intervention in which you, as a manager, will be given tools to actively discuss teamwork, the Art of Engagement principles and which concrete improvement steps can contribute to this. Managers follow an online kick-off about good teamwork, complete a questionnaire and apply the insights gained in a short workshop with Karin Derksen and Daniel van Middelkoop. For more information, please contact VU Learning & Development<mailto:learning_and_development at vu.nl>.
Training Recognizing (social) safety
Vrije Universiteit Amsterdam is committed to being a safe workplace. Employees who are working in a safe environment, experience greater psychological and physical well-being, their collegial relationships are more positive, and more synergy is taking place. And all this has a positive impact on effectiveness and performance. Managers play an important role in shaping the extent to which their employees feel socially safe. In the practical training Recognizing (social) safety we help managers to recognize signals of unwanted behaviour and to know better what to do in such situations. The next opportunity to participate in this one-day training is on Tuesday 25 April (9.30-16.30 hours). The training is in Dutch. You can register via the Learning Management System<https://services.vu.nl/esc?id=sc_cat_item&sys_id=0cab227a1b7ce4105713a64f2e4bcb68&sysparm_category=a43bea3a1b7ce4105713a64f2e4bcbd2> (search term: social safety or veiligheid). If you have any questions, please contact VU Learning & Development<mailto:learning_and_development at vu.nl>.
[https://vu.slgnt.eu/images/VU/HRM/leadership%20training.jpg]
Training Annual consultation for new managers
For VU employees who move on to a managerial position, and for more experienced managers who are new to VU Amsterdam and are not yet familiar with VU Amsterdam’s annual consultation format, VU Learning & Development organizes the training Annual consultation. In this training you will learn what role the annual consultation has in the cooperation with your employee. You will learn how to create a safe atmosphere in which managers and employees can have an open conversation. With a co-trainer you practice conversation skills, such as difficult situations in the annual consultation. The training consists of two half-day sessions. Session 1 is on Wednesday 10 May (9:00-13:00 hours), session 2 is on Thursday 1 June (9:00-13:00 hours). The training is in Dutch. You can register via the Learning Management System<https://services.vu.nl/esc?id=sc_cat_item&sys_id=0cab227a1b7ce4105713a64f2e4bcb68&sysparm_category=a43bea3a1b7ce4105713a64f2e4bcbd2> (search term: annual consultation or jaargesprek). If you have any questions, please contact VU Learning & Development<mailto:learning_and_development at vu.nl>.
You receive this email because you belong to the target audience of the HRM-zine. The HRM-zine is sent to: HRMAM employees, directors of operations, directors of services, executives, business controllers. Works Council, Local Consultation, International Office and HR functional management. If you have any questions, please send an email to hrm-zine at vu.nl<mailto:hrm-zine at vu.nl>
-------------- next part --------------
An HTML attachment was scrubbed...
URL: <https://listserver.vu.nl/pipermail/senior-staff-physics-and-astronomy/attachments/20230405/5043370c/attachment-0001.html>
More information about the Senior-staff-physics-and-astronomy
mailing list