[Opleidingsdirecteuren.beta] BETA OWB nieuwsbrief aug 2025

[Lo-Fo-Wong, S.A.N. (Sharon)]

Beste collega’s,

Na stille weken op de VU campus, is er weer volk op de gangen, op het campusplein en in de gebouwen. Er heerst weer een gezellige drukte, zo vlak voor het begin van het academisch jaar. Bij het onderwijsbureau wordt en is hard gewerkt aan onze zomerprocessen, die deels samenhangen met de afsluiting van het vorige jaar en deels ter voorbereiding zijn op het nieuwe jaar en zelfs voor het jaar daarna. Wij staan ook in het nieuwe jaar klaar voor alle onderwijslogistieke ondersteuning en gaan ervan uit dat we zoals altijd fijn samen kunnen werken met de opleidingen.



Communicatiewizard

Er is een wizard voorbereid om iets meer richting te geven aan welk communicatiemiddel wanneer wordt ingezet voor studentcommunicatie. In sommige situaties zullen we hiervan afwijken, maar het is fijn om een VU brede richtlijn te hebben.

Studentencommunicatie - Vrije Universiteit Amsterdam<https://vu.nl/nl/medewerker/communicatie-voor-studenten-en-medewerkers/studentencommunicatie>



Periode 5

Er is nog wat onzekerheid over het aantal onderwijsdagen in periode 5. Momenteel wordt uitgezocht of 4 mei een collectieve verlofdag is of dat we op die dag onderwijs kunnen verzorgen.



Instellingscollegegeld

In juli zijn de instellingstarieven voor 26-27 vastgesteld door het CVB. Het indexeringspercentage dat wordt gevolgd is iets lager dan 3%. Zie bijlage voor de tarieven per opleiding.



Taaltoets

Alle eerstejaars bachelor studenten moeten in september deelnemen aan een taaltoets. Studenten van Nederlandstalige opleidingen maken de Nederlandse taaltoets, studenten van Engelstalige opleidingen de Engelse taaltoets. Het onderwijsbureau tekent studenten in voor de toets op verschillende data. In het rooster op rooster.vu.nl kunnen studenten zien wanneer hun toets plaatsvindt.

De toetsen vinden dit jaar van maandag 8 tot en met vrijdag 12 september 2025 plaats op de campus van de VU in verschillende zalen. Meer informatie is te vinden op vu.nl<https://vu.nl/nl/student/tentamens/taaltoets>.



Laatste cijfers ivm afstuderen

In verband met de verwerkingstijd van het afstudeerproces willen we iedereen vragen om de cijfers van de extra derde kansen en de bachelor- en masterprojecten zo snel mogelijk aan te leveren - het liefst vóór moren, 29 augustus. Een aantal bachelor studenten wacht nog op de invoering van het laatste cijfer. Zij kunnen hun aanmelding voor de master niet rondmaken zonder dat ze daadwerkelijk zijn afgestudeerd. 



BSA

Deze zomer heeft de BSA-commissie opnieuw uitstelverzoeken beoordeeld van eerstejaarsstudenten die de BSA-norm van 42 EC niet hebben behaald en hebben aangegeven dat persoonlijke omstandigheden hun studievoortgang hebben belemmerd. De behandeling van deze verzoeken bestaat uit twee fasen.
In fase 1 zijn tijdens de vergadering op 1 juli in totaal 139 verzoeken besproken. Van deze studenten hebben 69 uitstel gekregen, 54 verzoeken zijn afgewezen en 16 studenten zijn doorverwezen naar een hoorzitting.
In fase 2 heeft de commissie op 19 augustus in totaal 43 studenten gesproken tijdens een hoorzitting. Op basis daarvan hebben 27 studenten uitstel van hun BSA gekregen en kunnen 16 studenten hun bacheloropleiding niet voortzetten.



Fraudefolder studenten en docenten

De taken van de Examencommissie zijn wettelijk geregeld. Een van de taken van de Examencommissie is het nemen van adequate maatregelen tegen fraude. Als examinator speel je een belangrijke rol door de studenten te herinneren aan de regels, door alert te zijn, de kans op fraude te verkleinen en door fraude te melden. Indien de examinator constateert, of goede redenen heeft om te veronderstellen, dat er sprake is van fraude, dient hij/zij dit direct schriftelijk te melden bij de Examencommissie.

De examencommissie heeft een fraudefolder voor studenten <https://assets-us-01.kc-usercontent.com/d8b6f1f5-816c-005b-1dc1-e363dd7ce9a5/e8446ace-18ba-466a-a91a-a63629d654da/Fraude%20folder%20voor%20Studenten%20september%202024.pdf> maar ook voor examinatoren beschikbaar. Een geüpdatet versie is te vinden op de BETA wegwijzer. (Bèta wegwijzer - Vrije Universiteit Amsterdam (vu.nl)<https://vu.nl/nl/medewerker/beta-wegwijzer/onderwijsbureau-beta>)



Generatieve AI

Voor studenten is er inmiddels een pagina beschikbaar met informatie over hoe om te gaan met het gebruik van generatieve AI:

https://vu.nl/nl/student/tentamens/generatieve-ai-jouw-gebruik-onze-verwachtingen



Regels en Richtlijnen van de Examencommissie

De nieuwe Regels en richtlijnen van de examencommissie 2025-2026 zijn hier <https://vu.nl/nl/student/jouw-faculteit/examencommissie#beta> te vinden



Niet kunnen identificeren tijdens tentamens = ongeldigverklaring tentamen

Studenten zijn verplicht bij deelname aan een tentamen een geldige identificatie (collegekaart, ID-kaart, paspoort, rijbewijs of ACTA-pas) te tonen. Sinds afgelopen academisch jaar wordt hier nog strenger op gehandhaafd. Een foto van een van deze documenten wordt niet geaccepteerd. Tevens is naderhand identificeren niet mogelijk. Indien een student geen geldige identificatie kan tonen tijdens het tentamen, wordt een tentamen ongeldig verklaard door de Examencommissie. Studenten worden hierover meerdere keren per jaar via Canvas en e-mail geïnformeerd (zie de tekst hieronder over legitimatie tijdens tentamen). Een surveillant of examinator kan geen uitzondering op deze regel maken.  De regels omtrent identificatie zijn duidelijk en staan op meerdere plekken genoemd. Bij afwijking van de regeling kan de examencommissie de validiteit van het tentamen niet meer garanderen.

de volgende tekst wordt meerdere keren per jaar op Canvas geplaatst:

Let op dat je als student verplicht bent je te legitimeren tijdens het tentamen. Conform het reglement gelden de volgende legitimatie bewijzen:

·       Collegekaart • ACTA-pas • Paspoort • Rijbewijs • ID kaart

Let op: een OV chipkaart of een foto/kopie van een legitimatiebewijs is géén geldige legitimatie!

Indien je geen van bovenstaande geldige documenten kunt tonen, zal het tentamen ongeldig verklaard worden door de Examencommissie. Een examinator of surveillant kan hierop geen uitzondering maken.



Laatste controle onderwijsinzetverdeling 24-25

De opleidingscoördinatoren, -directeuren en afdelingsmanagers zijn gevraagd om een laatste blik te werpen op de onderwijsinzetverdeling 2024-2025. De ingevoerde afdelingen en percentages per module zijn hier in UAS<https://uas.vu.nl/faculty/13/cost-divisions> te bekijken.

Deze kunnen nog een aantal weken na afloop van het collegejaar worden aangepast. Daarna gaat het jaar ‘op slot’ en kunnen er geen wijzigingen meer plaatsvinden.

Mochten er nog laatste wijzigingen nodig zijn, dan kunnen deze uiterlijk donderdag 18 september per mail worden doorgeven aan onderwijsdata.beta at vu.nl<mailto:onderwijsdata.beta at vu.nl>.



Inschrijvingen 25-26

Op donderdag 28 augustus ontvangen jullie de laatste Beta aanmeldcijfers voor dit jaar. Op 4 september worden de gegevens over de instroom en inschrijvingen gedeeld. De studieadviseurs en opleidingscoördinatoren zullen ook een detailoverzicht van alle ingeschreven studenten ontvangen. Later in september volgt nog een update, waarin de last minute (her)inschrijvingen en terugtrekkingen worden verwerkt.



Roosteruitvraag semester 2, 2025-2026

De deadline voor de roosterwensen voor de vakken en docentbeschikbaarheid voor semester 2 is vrijdag 5 september. Houd rekening met de vrije dagen in periode 5 bij het invoeren van de roosterwensen. Meer informatie over de roosteruitvraag van semester 2 is te vinden op VU.nl<https://vu.nl/nl/medewerker/organisatie-van-het-onderwijs/roosteruitvraag-semester-2-25-26>. Handleidingen voor de roosteruitvraag in UAS zijn te vinden op Sharepoint<https://vunl.sharepoint.com/sites/UAS_Handleidingen_Manuals/UAS_Handleidingen_Roosteruitvraag_Docentbeschikbaa/Forms/AllItems.aspx>.



Evalytics

Pilot korte onderwijsevaluatie BETA

Voor komend academisch jaar gaan een aantal opleidingen deelnemen aan pilot met een korte vragenlijst. Deze pilot vindt plaats in periode 1 en 2. Voor de desbetreffende vakken die meedoen aan de pilot zal e.e.a. worden ingericht in Evalytics. De vakcoördinatoren/docenten die betrokken zijn bij deze vakken worden binnenkort per email geïnformeerd. De studenten krijgen de vraag: Deze cursus is op orde. Er zijn geen (grote) aanpassingen nodig. De student antwoordt met eens of oneens. Studenten die de cursus op orde vinden krijgen de vraag: Heb je nog aanvullende opmerkingen of suggesties over deze cursus?

Bij oneens kan de student nog opmerkingen meegeven, via de vraag: Welke aanpassingen zijn nodig om de cursus op orde te krijgen?

Het doel is om te zien of de respons omhooggaat en te zien of een cursus wel of (nog) niet op orde is. Heb je nog (andere) vragen? Wij helpen je graag verder, mail naar onderwijsevaluaties.beta at vu.nl<mailto:onderwijsevaluaties.beta at vu.nl>



Schoolyear

Helaas gaan we nog niet live met Schoolyear per 1 september, ondanks eerdere communicatie in onze nieuwsbrief hierover. De livegang wordt uitgesteld tot na de tentamenweek van periode 1. Zodra de datum bekend is, informeren we jullie.
 Meer informatie over de ontwikkelingen binnen het toetsen op de VU volgt via de VU-zine.  Je kunt ook altijd op Toetsorganisatie<https://vu.nl/nl/medewerker/toetsen-en-beoordelen/digitale-toetswerkplek-schoolyear> op vu.nl terecht.



 ------------------------------------------------------

Dear colleagues,

After quiet weeks on the VU campus, the corridors, campus square and buildings are once again bustling with people. There is a pleasant hustle and bustle in the air, just before the start of the academic year. At the Education Office, we have been working hard on our summer processes, which are partly related to the closure of the previous year and partly in preparation for the new year and even the year after that. We are also ready to provide all educational logistics support in the new year and assume that, as always, we will be able to work well together with the programmes.



Communication wizard

A wizard has been prepared to provide a little more guidance on which means of communication to use for student communication and when. In some situations, we will deviate from this, but it is nice to have a VU-wide guideline.

 Student communication - Vrije Universiteit Amsterdam<https://vu.nl/en/employee/communication-for-students-and-employees/student-communication>



Period 5

There is still some uncertainty about the number of teaching days in period 5. We are currently investigating whether 4 May will be a collective day off or whether we will be able to provide teaching on that day.



Institutional tuition fees

In July, the Executive Board set the institutional fees for 2026-2027. The indexation percentage applied is slightly lower than 3%. See the attached appendix for the fees per programme.



Language proficiency test

All first-year bachelor students must take a language proficiency test in September. Students enrolled in Dutch-taught programmes take the Dutch language test, while students in English-taught programmes take the English language test. The education office registers students for the test on various dates. Students can see the test dates in their schedule at rooster.vu.nl. This year, the tests will take place from Monday, September 8 until Friday, September 12, 2025, on the VU campus in various rooms. More information is available at vu.nl<https://vu.nl/en/student/examinations/language-proficiency-test>.



Final grades to graduate

Due to the processing time of the graduation process, we would like to ask everyone to submit the extra resit results and bachelor and master project grades as soon as possible - preferably before August 29th. Some bachelor students are still waiting for the final grade to be submitted. They cannot complete their application for a Master's program without actually graduating.

Binding recommendation on continuation of your study (BSA)
This summer, the BSA Committee once again assessed requests for deferral from first-year students who did not achieve the BSA standard of 42 EC and who indicated that personal circumstances had impeded their study progress. The processing of these requests consists of two phases.  In phase 1, a total of 139 requests were discussed during the meeting on July 1. Of these students, 69 were granted a deferral, 54 requests were rejected, and 16 students were referred to a hearing.  In phase 2, the committee interviewed a total of 43 students during a hearing on August 19. Based on this, 27 students were granted a deferral of their BSA and 16 students will not be able to continue their bachelor's program.

 Fraud leaflet for students and examiners

 The duties of the Examination Board are regulated by law. One of the duties of the Examination Board is to take adequate measures against fraud. As an examiner, you play an important role by reminding students of the rules, being alert, reducing the chances of fraud, and reporting fraud. If the examiner observes, or has good reason to assume, that some form of fraud has occurred, he/she should report it immediately in writing to the Examination Board.

The Examination Board has a fraud leaflet available for students <https://assets-us-01.kc-usercontent.com/d8b6f1f5-816c-005b-1dc1-e363dd7ce9a5/2f07718b-cfc1-4d68-a92b-0a876170b41f/Fraud%20leaflet%20for%20Students%20September%202024.pdf> but also for examiners. You can find an updated version on the Getting Stated site of our faculty (Science - getting started - Vrije Universiteit Amsterdam (vu.nl)<https://vu.nl/en/employee/science-getting-started/education-office-science>.



Generative AI

Students can find more information about the use of generative AI on the following website: Generative AI, Copilot and ChatGPT - Vrije Universiteit Amsterdam<https://vu.nl/en/student/examinations/generative-ai-your-use-our-expectations>
Het helpt als studenten hier tijdens de colleges op gewezen worden.



The Examination Board’s Rules and Guidelines

The new Rules and Guidelines 2025-2026 are available here<https://vu.nl/en/student/your-faculty/examination-board>



No valid identification during exams = invalidated exam

In order to participate in an examination, students must show a valid identification (university card, ID, passport, driver’s license or ACTA-card). Since this academic year, this has been enforced even more strictly. A photo of one of these documents will not be accepted.  Additionally, identification after the exam is not possible. If a student cannot show one of these documents during the exam, the exam will be declared invalid by the Examination Board. Students will be informed of this several times per year by Canvas and email (see text below about Identification during exams). An invigilator or examiner cannot make an exception to this rule. The rules regarding identification are clear and listed in several places. When deviating from the regulations, the examination board can no longer guarantee the validity of the exam



Text on Canvas for students, published at the start of every period:

Please note that as a student, you are required to identify yourself during the exam. In accordance with the regulations, the following proofs of identity apply:

·       College card - ACTA pass - Passport - Driving licence - ID card

Important note: an OV chip card, or a copy/photo of your ID card is not a valid form of identification!

If you cannot show any of the above valid documents, the examination will be declared invalid by the Examination Board. An examiner or invigilator cannot make an exception to this.



Final check of educational allocation 24-25

The programme coordinators, directors and department managers have been asked to take a final look at the educational allocation for 2024-2025. The departments and percentages entered for each module can be viewed here in UAS<https://uas.vu.nl/faculty/13/cost-divisions>.

These can still be adjusted up to a few weeks after the end of the academic year. After that, the year will be “locked” and no further changes can be made.

If any final changes are required, these can be submitted by email to onderwijsdata.beta at vu.nl<mailto:onderwijsdata.beta at vu.nl> by Thursday 18 September at the latest.



Enrolments 25-26

On Thursday 28 August, you will receive the final Beta application figures for this year. On 4 September, the data on enrolment and registrations will be shared. The study advisers and programme coordinators will also receive a detailed overview of all registered students. An update will follow later in September, in which last-minute (re)registrations and withdrawals will be processed.



Request for timetable requirements semester 2 2025-2026

The deadline for the timetable requirements for courses and the staff availability is Friday, September 5. Please take into account the days off in period 5 when entering your schedule preferences. More information on the requests for the timetable of semester 2 can be found on VU.nl<https://vu.nl/en/employee/organisation-of-education/request-for-timetable-requirements-semester-2-25-26>. Manuals for the timetable request in UAS can be found on Sharepoint<https://vunl.sharepoint.com/sites/UAS_Handleidingen_Manuals/UAS_Handleidingen_Roosteruitvraag_Docentbeschikbaa/Forms/AllItems.aspx>.



Evalytics

Pilot short course evaluation BETA

For the coming academic year, several programs will participate in a pilot with a short questionnaire. This pilot will take place in periods 1 and 2. For the courses participating in the pilot, everything will be set up in Evalytics. The course coordinators/lecturers involved in these courses will be informed by email shortly. Students are asked: This course is fine. No (major) adjustments are necessary. Students respond with I agree or disagree. Students who think the course is fine are asked: Do you have any additional comments or suggestions about this course?

If they disagree, students can add comments by answering the question: What adjustments are needed to make the course up to standard?

The goal is to see if the response rate increases and to see if a course is (still) up to standard.

Do you have (other) questions? We are happy to help, please email to onderwijsevaluaties.beta at vu.nl<mailto:onderwijsevaluaties.beta at vu.nl>



Schoolyear

Despite earlier communications in our newsletter unfortunately we will not be going live with Schoolyear on September 1st. The launch will be postponed until after the exam week of period 1. We will inform you as soon as the date is known.
 More information about developments in testing at VU Amsterdam will follow in the VU-zine. You can always visit Toetsorganisatie<https://vu.nl/en/employee/testing-and-assessing/digital-exam-workspace-schoolyear> on vu.nl.





Met vriendelijke groet
Sharon Lo-Fo-Wong
Hoofd Onderwijsbureau Bètawetenschappen
020-5985002
[logo]
-------------- next part --------------
An HTML attachment was scrubbed...
URL: <https://listserver.vu.nl/pipermail/opleidingsdirecteuren.beta/attachments/20250828/aa818310/attachment-0001.html>
-------------- next part --------------
A non-text attachment was scrubbed...
Name: image002.png
Type: image/png
Size: 11893 bytes
Desc: image002.png
URL: <https://listserver.vu.nl/pipermail/opleidingsdirecteuren.beta/attachments/20250828/aa818310/image002-0001.png>
-------------- next part --------------
A non-text attachment was scrubbed...
Name: Tarieven ICG 26-27 vastgesteld.pdf
Type: application/pdf
Size: 222939 bytes
Desc: Tarieven ICG 26-27 vastgesteld.pdf
URL: <https://listserver.vu.nl/pipermail/opleidingsdirecteuren.beta/attachments/20250828/aa818310/TarievenICG26-27vastgesteld-0001.pdf>