[staff-physics-and-astronomy-HL-UHD-UD] Urgent request : Verwerkingsregister persoonsgegevens / Personal data processing register

[Beta NAT Secretariaat]

Beste collega's,

De Vrije Universiteit Amsterdam is op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) verplicht een zogenaamd 'verwerkingsregister' te onderhouden. In een verwerkingsregister worden alle werkprocessen van een organisatie en in ons geval dus de VU geregistreerd, waarbij persoonsgegevens zijn betrokken.
Het geven van onderwijs is een van deze processen waarbij soms persoonsgegevens zijn betrokken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het gebruik van een digitale tool zoals Canvas, Feedbackfruits, Mentimeter, Kaltura, Mediasite etc. Voor veel van deze tools is VU breed een licentie geregeld, maar sommige zijn faculteit-, opleidings- of zelfs vakspecifiek. Als de tools via een VU brede licentie<https://vu.nl/en/employee/digital-learning-environment> zijn geregeld dan regelt centraal ook het opnemen in en onderhoud van het verwerkingsregister.

Vanuit Bèta zijn wij verplicht de tools in dit verwerkingsregister op te nemen die enkel binnen onze faculteit worden gebruikt. Dit kunnen faculteit brede tools zijn, maar dus ook tools die maar binnen één vak of opleiding worden gebruikt. Zodra er persoonsgegevens, zoals studentnummers, namen, vunet ID's, persoonlijke of VU mailadressen etc. zijn betrokken bij dit proces dan zijn we verplicht deze verwerking op te nemen in het register. Wij hebben daarom uw hulp nodig om ervoor te zorgen dat het register compleet en up-to-date is. Indien u hulpmiddelen gebruikt die hier niet worden vermeld, verzoeken wij u ons vóór 1 maart te informeren en de onderstaande gegevens aan ons door te geven door een mail te sturen naar a.bhulai at vu.nl<mailto:a.bhulai at vu.nl>:


  *   Hoe heet de tool?
  *   Wie is de uitgever van de tool?
  *   Is een verwerkersovereenkomst afgesloten?
  *   Van welke type personen worden er persoonsgegevens verwerkt (student, medewerker etc.)?
  *   Welke persoonsgegevens worden gedeeld? Denk hierbij naast dingen als naam ook aan:
     *   Studentnummer en/of VunetID
     *   contactgegevens zoals (persoonlijk) e-mail adres
     *   Status over inschrijving en intekening, zoals voor welke opleiding de student een inschrijving heeft of voor welk vak de student is ingetekend.
     *   Cijfers of resultaten
     *   Beoordelingen/feedback/presentie
  *   Worden de persoonsgegevens doorgegeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EU + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein)? Zo ja welke?
  *   Wat is de bron van de persoongegevens? (bijv. wordt de informatie via een export uit Canvas gedeeld of moeten studenten zelf een account aan maken?)
  *   Welke technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om de persoonsgegevens te beveiligen?

Bij voorbaat hartelijk dank voor uw medewerking.

Met vriendelijke groet,
Aniel Bhulai

Dear colleagues,
In accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR), Vrije Universiteit Amsterdam is mandated to maintain a comprehensive 'record of processing activities'. This record meticulously documents all operational procedures at VU that involve handling personal data.

Teaching activities constitute one such process which may involve personal data on occasion. Examples include the utilization of digital platforms such as Canvas, Feedbackfruits, Mentimeter, Kaltura, and Mediasite, among others. While many of these tools are licensed for university-wide usage, some are tailored to specific faculties, programs, or even individual subjects. In cases where tools are procured under a university-wide license<https://vu.nl/en/employee/digital-learning-environment>, the central administration oversees their integration into and maintenance within the processing register.

As representatives of the Beta department, we are mandated to include tools utilized exclusively within our faculty in this processing register. These tools may encompass those used across the entire faculty, as well as those specifically deployed within particular courses or programs. Should any personal data, such as student identifiers, names, VUnet IDs, personal or university email addresses, etc., be involved in these processes, it is imperative that we record these activities accordingly. Therefore, we kindly solicit your collaboration to ensure the completeness and currency of the register. Should you utilize resources not presently enumerated, we request that you notify us prior to March 1st and furnish the following details via email to a.bhulai at vu.nl<mailto:a.bhulai at vu.nl> :


  1.  Name of the tool
  2.  Publisher information
  3.  Existence of a processing agreement
  4.  Categories of individuals whose personal data are processed (e.g., students, employees)
  5.  Types of personal data shared, encompassing but not limited to:
     *   Student numbers and/or VUnetIDs
     *   Contact details such as personal email addresses
     *   Registration and enrollment status, including enrolled programs or courses
     *   Academic grades or outcomes
     *   Assessments, feedback, or attendance records
  6.  Transfer of personal data to countries beyond the European Economic Area (EEA), and if so, specify the countries involved
  7.  Source of the personal data (e.g., imported from Canvas exports or student-generated accounts)
  8.  Technical and organizational measures implemented to safeguard personal data
Thank you very much in advance for your cooperation.

Kind regards,
Aniel Bhulai


-------------- next part --------------
An HTML attachment was scrubbed...
URL: <https://listserver.vu.nl/pipermail/senior-staff-physics-and-astronomy/attachments/20240228/509e6c18/attachment-0001.html>