[Senior-staff-physics-and-astronomy] FW: Jaarafsluiting HRM - End of the year HRM closing - Arrange your personnel matters on time

[Beta NAT Secretariaat]

Dear colleague,

The end of the calendar year is approaching. For correct year-end HRM administration, it is important that HRM self services and other HRM processes with implications for December salary payment are started and completed on time. Only then can HRM ensure correct salary payment on 21 December. The correct end of year data will also lead to a correct 2022 annual statement and pre-completed 2022 income tax return.

This requires the efforts of managers, employees, HR advisers and controllers. If you, as a manager or employee, still have personnel matters that need to be dealt with in 2022, quick action is required. Check out the deadlines below. Please note that earlier deadlines apply to non-EU nationals.

By Tuesday, 6 December 2022:
- all recruitments of collective agreement employees must be fully completed by this date
- all dismissals with an effective date of 31 December 2022 or earlier must be fully completed by this date
- all changes still to be submitted on forms for manual processing must be submitted to the HRM Service Desk by this date

By Friday 9 December 2022:
- all changes to the employment contract (including extensions) must be fully completed by this date

Before Sunday 11 December 2022, 23:59
- all choices in the Employment Conditions Selection Model must be submitted by this date

By Tuesday, 13 December 2022:
- all (travel) claims (accounted for in 2022) must be fully completed by this date

'Fully completed' means that all necessary stakeholders in the process have given their approvals.

After the above deadlines, new hires, dismissals, changes and (advance) payments relating to 2022 can no longer be processed. If these HRM processes are still implemented after the aforementioned deadlines, they will then be rejected by HRM as not having been completed on time. The first possible effective date will then be 1 January 2023.

Foreigners
Do you still want to hire a foreigner with a non-EU nationality as a guest or employee in 2022? If so, this will require an entry visa, residence permit or work permit and more time is needed for the hiring process. In that case, International Office needs all the information by 31 October 2022 to arrange the permits in time. So start the process for new employee or new external one of these days. The 31 October 2022 date has been set due to heavy rush at the Immigration and Naturalisation Service (IND) and embassies. Due to covid-19, not all embassies are yet at full capacity and delays in the visa process should be taken into account.

Please note that the same deadline of 31 October 2022 also applies to renewals of employees or guests with a non-EU nationality.

Complete applications received by International Office before 31 October 2022 are guaranteed to be processed and sent to the IND on time. Applications received after this date will of course be processed but can no longer be guaranteed timely processing.

Arranging a replacement in case of holidays or illness
If you are involved in one of the aforementioned processes and you will be going on holiday in this upcoming period, you can use the self-service My replacement function to arrange a replacement, so that the workflow of the processes does not stagnate and the deadline can no longer be met. The same applies in case you unexpectedly fall ill. You can read more about Replacement<https://vu.nl/nl/medewerker/ziek-en-beter/vervanging> on VU.nl.

HRM started internal communication about the upcoming year-end closing last week. We will continue this in the coming weeks. For this we will use the HRM-zine, the VU-zine and post news items on VU.nl.

I am relying on your cooperation.

Kind regards,

From: Koornstra, R.A. (Renee Andree) <r.a.koornstra at vu.nl<mailto:r.a.koornstra at vu.nl>>
Sent: maandag 24 oktober 2022 09:34
Subject: Jaarafsluiting HRM - Regel je personeelszaken tijdig

Beste collega,

Het einde van het kalenderjaar nadert. Voor een correcte jaarafsluiting van de HRM-administratie is het belangrijk dat HRM self services en andere HRM-processen met gevolgen voor de salarisbetaling van december op tijd worden opgestart en afgerond. Alleen dan kan HRM zorgen voor een correcte uitbetaling van het salaris op 21 december. De juiste eindejaarsgegevens leiden ook tot een correcte jaaropgaaf 2022 en de vooraf ingevulde aangifte inkomstenbelasting 2022.

Hiervoor is de inzet nodig van leidinggevenden, medewerkers, HR-adviseurs en controllers. Heb je als leidinggevende of medewerker nog personeelszaken die in 2022 afgehandeld moeten worden, dan is snelle actie vereist. Bekijk de onderstaande deadlines. Let op: voor buitenlanders met een niet-EU-nationaliteit gelden er eerdere deadlines.

Vóór dinsdag 6 december 2022:
- alle indiensttredingen van cao-medewerkers moeten voor deze datum geheel zijn afgerond
- alle ontslagen met ingangsdatum van 31 december 2022 of eerder moeten voor deze datum geheel zijn afgerond
- alle wijzigingen die nog op formulier worden aangeleverd voor handmatige verwerking moeten voor deze datum bij de HRM Servicedesk zijn aangeleverd

Vóór vrijdag 9 december 2022:
- alle wijzigingen op de arbeidsovereenkomst (inclusief verlengingen) moeten voor deze datum geheel zijn afgerond

Vóór zondag 11 december 2022, 23:59 uur:
- alle keuzes in het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden moeten voor deze datum zijn ingediend

Vóór dinsdag 13 december 2022:
- alle declaraties (verantwoord in 2022) moeten voor deze datum geheel zijn afgerond

Met ‘geheel zijn afgerond’ wordt bedoeld dat alle benodigde betrokkenen in het proces hun goedkeuringen hebben gegeven.

Na de hierboven genoemde deadlines kunnen nieuwe indiensttredingen, ontslagen, wijzigingen en (voorschot)betalingen met betrekking tot 2022 niet meer in behandeling worden genomen. Worden deze HRM-processen na de genoemde deadlines toch ingevoerd, dan worden deze vervolgens door HRM afgekeurd als zijnde niet tijdig afgerond. De eerstmogelijke ingangsdatum is dan 1 januari 2023.

Buitenlanders
Wil je in 2022 nog een buitenlander met een niet-EU-nationaliteit als gast of als medewerker aannemen? Dan is hiervoor een inreisvisum, verblijfsvergunning of werkvergunning vereist en is er meer tijd nodig voor het indiensttredingsproces. International Office heeft in dat geval voor 31 oktober 2022 alle gegevens nodig om de vergunningen tijdig te kunnen regelen. Start dus het proces voor nieuwe medewerker of nieuwe externe een dezer dagen op. De datum van 31 oktober 2022 is ingesteld vanwege grote drukte bij de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) en de ambassades. Vanwege covid-19 zijn nog niet alle ambassades op volle capaciteit en moet er rekening gehouden worden met vertraging in het proces rond visa.

Let op: dezelfde deadline van 31 oktober 2022 geldt ook voor de verlengingen van medewerkers of gasten met een niet-EU-nationaliteit.

Complete aanvragen die vóór 31 oktober 2022 bij International Office binnen zijn worden gegarandeerd afgehandeld en op tijd naar de IND verzonden. Aanvragen die na deze datum binnenkomen, worden uiteraard in behandeling genomen maar kunnen niet meer gegarandeerd worden op tijdige verwerking.

Vervanging regelen bij vakantie of ziekte
Ben je betrokken bij één van de genoemde processen en ga je in deze aankomende periode met vakantie, stel dan met de self service Mijn vervanging instellen een vervanger in, zodat de workflow van de processen niet stagneert en daardoor de deadline niet meer gehaald wordt. Hetzelfde geldt in geval je onverhoopt ziek wordt. Op VU.nl lees je meer informatie over Vervanging<https://vu.nl/nl/medewerker/ziek-en-beter/vervanging>.

HRM is vorige week gestart met de interne communicatie over de komende jaarafsluiting. Dat zetten we de komende weken door. We gebruiken daarvoor de HRM-zine, de VU-zine en plaatsen nieuwsberichten op VU.nl.

Ik vertrouw op jullie medewerking.


Met vriendelijke groet,

Renée-Andrée Koornstra


Mr. Renée-Andrée Koornstra
directeur
HRM, Arbo & Milieu
[Logo][cid:image003.jpg at 01D8E78B.8DA4D550]
T +31 20 59 82954 | M +31 6 21978387 | r.a.koornstra at vu.nl<mailto:r.a.koornstra at vu.nl> |
POSTADRES: De Boelelaan 1105, 1081 HV Amsterdam
BEZOEKADRES: Transitorium 1B-83 – Van der Boechorststraat 1-3, 1081 BT Amsterdam | Disclaimer<https://vu.nl/nl/over-de-vu/diensten/bestuurszaken/meer-over/disclaimer>

Management Assistant: Epke Sambrink Sanderink | E-mail: e.sambrinksanderink at vu.nl<mailto:e.sambrinksanderink at vu.nl> | tel +31205987741



-------------- next part --------------
An HTML attachment was scrubbed...
URL: <https://listserver.vu.nl/pipermail/senior-staff-physics-and-astronomy/attachments/20221026/07243448/attachment-0001.html>
-------------- next part --------------
A non-text attachment was scrubbed...
Name: image002.png
Type: image/png
Size: 6600 bytes
Desc: image002.png
URL: <https://listserver.vu.nl/pipermail/senior-staff-physics-and-astronomy/attachments/20221026/07243448/attachment-0001.png>
-------------- next part --------------
A non-text attachment was scrubbed...
Name: image003.jpg
Type: image/jpeg
Size: 62788 bytes
Desc: image003.jpg
URL: <https://listserver.vu.nl/pipermail/senior-staff-physics-and-astronomy/attachments/20221026/07243448/attachment-0001.jpg>