<!DOCTYPE html>
<html>
  <head>
    <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8">
  </head>
  <body>
    <p>Dear Thomas,</p>
    <p><br>
    </p>
    <p class="isSelectedEnd"><span>Thank you for all the information.</span></p>
    <p class="isSelectedEnd"><span>I have discussed the planning with my
        colleagues, and we would like to share a few suggestions and
        points for clarification:</span></p>
    <p class="isSelectedEnd"><span>Finding suitable accommodation in
        Mirosi may be challenging. For this reason, we propose extending
        the stay in Pitești from 31 May to 10 June, and then relocating
        to Craiova, as you suggested.</span></p>
    <p class="isSelectedEnd"><span>Regarding the areas specified for the
        East team, namely regions 5a and 5b, we believe that some
        accommodation along the route may still be necessary, depending
        on the exact location of the target areas within the box.
        However, if accommodation along the way is not required, we
        think it would be more efficient for the East team to be based
        in Bucharest. This would be easier from a logistical perspective
        and would also significantly reduce travel times to and from the
        target regions. </span></p>
    <p><span>In addition, as we need to plan the campaign budget, it
        would be helpful to have a more precise indication of where the
        INCAS teams are expected to carry out measurements.</span></p>
    <p><span>Of course, we can discuss these in more detail during our
        meeting on Wednesday.</span></p>
    <p><br>
    </p>
    <p>Kind regards,</p>
    <p>Sebastian</p>
    <p>--</p>
    <div class="moz-signature">
      <meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=UTF-8">
      <title></title>
      <div class="moz-signature">
        <pre>Sebastian IANCU
Research Scientist
Research & Development Department

INCAS - National Institute for Aerospace Research "Elie Carafoli"
220 Iuliu Maniu Blvd, Sector 6, 061126, Bucharest, ROMANIA
Tel.: (+40-21) 434 00 83; Fax: (+40-21) 434 00 82
Mobile: +40731 486 101
E-mail: <a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:iancu.stefan@incas.ro">iancu.stefan@incas.ro</a>
Web: <a class="moz-txt-link-abbreviated" href="http://www.incas.ro">www.incas.ro</a>
<img moz-do-not-send="false" src="cid:part1.xpvxsq7V.7JoK9aaO@incas.ro"
        alt="" width="202" height="52">
</pre>
      </div>
    </div>
    <div class="moz-cite-prefix">On 5/8/2026 5:56 PM, Röckmann, T.
      (Thomas) wrote:<br>
    </div>
    <blockquote type="cite"
      cite="mid:C507A580-269D-4C41-8835-B7E893A17B55@uu.nl">
      <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=UTF-8">
      Thanks a lot for the organisational questions, Sebastian, 
      <div><br>
      </div>
      <div>Many of the team are still at EGU, maybe you can quickly
        discuss there and provide a list with how many vehicles we need,
        and whether they are all independent or whether some will stay
        together. Sebastian’s questions refers to the fact that we want
        a Romanian speaking person in each vehicle (or if two stay
        together one per team. </div>
      <div>From my perspective we have 6 different teams, one of them is
        INCAS so 5 without INCAS, namely AGH, CyI, LSCE, UU-drone,
        UU-vehicle. Or will AGH also split up into two smaller teams?</div>
      <div><br>
      </div>
      <div>Regarding the timing for the accommodation and the regions: </div>
      <div>Unlike ROMEO, we will not have the first three days together
        in Stejnicu this time. We do not have sufficient time for that.
        The simultaenous sensor checks will take place on May 31, but in
        the afternoon/evening of May 31 the team west will likely
        already leave to Pitesti. </div>
      <div>I had discussed with Jarek and Kuba, and they suggested: </div>
      <div>31 May–5 June in Pitesti, 5–10 June in Mirosi, and 10–14 June
        in Craiova. </div>
      <div>For the team east: We will not spend a lot of time in
        Urziceni, but probably in the wester part of Bucharest. This
        region is so large that we need parts of both teams there. In
        Romeo we only covered region 5b, bwcuas ewe had no information
        on 5a, the time we will also go to 5a. Last time we drove up and
        down from Ploiesti, we can discuss on wednesday whether we want
        to book accommodation for some days in the Southern part, but I
        remember that last time it was difficult to find accommodation
        there so we stayed in Ploiesti. </div>
      <div>We will likely also drive 1-2 days to the landfill in Brasov,
        but maybe only one vehicle/drone team.</div>
      <div><br>
      </div>
      <div>Regarding the daily schedule. We will have debriefings and
        planning for the following day after the daily measurement
        surveys. Likely also short morning briefings, but this may not
        always be necessary/possible given the slight/driving plans. We
        cannot really “fix “ them now since it also depends on the wind.
         </div>
      <div><br>
      </div>
      <div>Thomas<br id="lineBreakAtBeginningOfMessage">
        <div><br>
          <blockquote type="cite">
            <div>On 8 May 2026, at 09:39, Iancu Sebastian
              <a class="moz-txt-link-rfc2396E" href="mailto:iancu.stefan@incas.ro"><iancu.stefan@incas.ro></a> wrote:</div>
            <br class="Apple-interchange-newline">
            <div>
              <div>
                <p>Dear all, </p>
                <p><br>
                </p>
                <p>I hope you are well.</p>
                <p>As the campaign date is approaching, we need to
                  clarify and finalize several logistical and planning
                  details. Your input on the points below would be very
                  helpful.</p>
                <p>I also understand the concerns regarding the smooth
                  planning and execution of the campaign. Please be
                  assured that we are doing our best to address all
                  outstanding points in good time and to ensure that the
                  campaign proceeds according to plan.</p>
                <p><b>Number of cars/teams</b></p>
                <ul>
                  <li>We need to know exactly how many cars and teams
                    are expected to participate in the campaign. This is
                    not fully clear from the Excel file currently
                    available on the server, and the information is
                    essential for us to estimate the required INCAS
                    personnel effort.</li>
                </ul>
                <b>Teams travelling together</b><br>
                <ul>
                  <li>Please also confirm whether any cars/teams are
                    expected to remain together throughout the campaign.
                    This is important for the same reason mentioned
                    above, as it affects the level of support personnel
                    required.<b><br>
                    </b></li>
                </ul>
                <p><b>Accommodation locations and periods</b></p>
                <ul>
                  <li>We need to confirm the cities and time periods for
                    which accommodation will be required. As a working
                    proposal, we suggest the following schedule:</li>
                </ul>
                <blockquote>
                  <blockquote>
                    <p>31 May – 2 June: <b>all teams, East and West,</b>
                      perform collocated measurement<b>s</b></p>
                    <p><b>West team:</b></p>
                    <p>3 – 8 June: Pitești and surrounding areas</p>
                    <p>9 – 12 June: Craiova and surrounding areas</p>
                    <p><b>East team:</b></p>
                    <p>3 – 8 June: Strejnicu/Ploiești and surrounding
                      areas</p>
                    <p>9 – 12 June: Urziceni and surrounding areas</p>
                  </blockquote>
                </blockquote>
                <p>This follows the planning used for the ROMEO campaign
                  in 2019. Please let us know as soon as possible if you
                  have comments, changes, or alternative suggestions.</p>
                <p><b>Lunch arrangements during collocated measurement
                    days</b></p>
                <ul>
                  <li>For the days when all teams will perform
                    measurements together, INCAS will provide lunch.
                    Please inform us of any dietary requirements, such
                    as vegetarian, vegan, or other specific requests.</li>
                </ul>
                <p><b>Billing details</b><br>
                </p>
                <ul>
                  <li>As discussed, the travel agency will invoice each
                    partner separately. Therefore, we kindly ask each
                    participating institution to provide its billing
                    details.</li>
                </ul>
                <p><b>Briefings and daily schedule</b><br>
                </p>
                <ul>
                  <li>We also need to agree on the arrangements for the
                    morning briefings and afternoon debriefings, as well
                    as prepare a draft daily schedule for the campaign.</li>
                </ul>
                <p><b>Incomplete accommodation information</b><br>
                </p>
                <ul>
                  <li>For participants who have not yet indicated their
                    period of stay or number of nights, please confirm
                    whether they should still be included in the
                    accommodation arrangements.</li>
                </ul>
                <p><b>Equipment shipment</b><br>
                </p>
                <ul>
                  <li>If anyone needs to ship equipment to Romania,
                    please let us know in advance. The delivery address
                    is:</li>
                </ul>
                <br>
                Strada Principală, Nr. 22, Sat Strejnicu, Comuna
                Târgșoru Vechi, Județul Prahova, cod poștal
                107592Romania<br>
                <p>EORI number: RO434670</p>
                <p><br>
                </p>
                <p><br>
                </p>
                <p>Kind regards,</p>
                <p>Sebastian</p>
                <div class="moz-signature">-- <br>
                  <title></title>
                  <div class="moz-signature">
                    <pre>Sebastian IANCU
Research Scientist
Research & Development Department

INCAS - National Institute for Aerospace Research "Elie Carafoli"
220 Iuliu Maniu Blvd, Sector 6, 061126, Bucharest, ROMANIA
Tel.: (+40-21) 434 00 83; Fax: (+40-21) 434 00 82
Mobile: +40731 486 101
E-mail: <a class="moz-txt-link-abbreviated moz-txt-link-freetext"
                    href="mailto:iancu.stefan@incas.ro"
                    moz-do-not-send="true">iancu.stefan@incas.ro</a>
Web: <a class="moz-txt-link-abbreviated" href="http://www.incas.ro/"
                    originalsrc="http://www.incas.ro/"
                    moz-do-not-send="true">www.incas.ro</a>
<span id="cid:part1.pyNP0r3r.OaSqJ0r8@incas.ro"><Logo.png></span>
</pre>
                  </div>
                </div>
              </div>
              _______________________________________________<br>
              Im4ca-wp1.beta mailing list<br>
              <a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:Im4ca-wp1.beta@listserver.vu.nl">Im4ca-wp1.beta@listserver.vu.nl</a><br>
              <a class="moz-txt-link-freetext" href="https://listserver.vu.nl/mailman/listinfo/im4ca-wp1.beta">https://listserver.vu.nl/mailman/listinfo/im4ca-wp1.beta</a><br>
            </div>
          </blockquote>
        </div>
        <br>
      </div>
    </blockquote>
  </body>
</html>